Jahresgespräche positiv vorbereiten
Gespräche zu führen, ist eines unserer wichtigsten „Werkzeuge“ im Arbeitsalltag und darüber hinaus. Damit nehmen wir Kontakt auf, lernen uns kennen, tauschen uns aus, arbeiten zusammen, vereinbaren Ziele, geben uns Rückmeldungen, feiern Erfolge, bleiben in Verbindung, bauen Vertrauen auf und fühlen uns dadurch zugehörig.
Das Mitarbeiter-Jahresgespräch ist ein Kommunikationsformat, in dem mindestens einmal im Jahr gemeinsam Rückschau und Vorschau betrieben wird. Je nach Organisation sind Vorgehen und Ziele als Handlungsrichtlinie vorgegeben. Ab und an kann man ein solches Gespräch als Belastung empfinden und einem schon der Gedanke daran Energie rauben. Wie schön wäre es, wenn es gelingt, mit Vorfreude in das jeweils anstehende Gespräch zu gehen. Doch wie kann das befördert werden?
Zunächst lohnt ein Blick auf die den Stress auslösenden Faktoren: Was sind die Gründe dafür? Ist es der volle Terminkalender und die fehlende Zeit zum Vorbereiten? Sind es die Erfahrungen aus dem vergangenen Gespräch, verbunden mit unangenehmen Gefühlen infolge des Gesprächsverlaufes? Ist es die fehlende Routine, diesen speziellen Gesprächsablauf zu moderieren? Sind es Unklarheiten zu Zielen und Prioritäten? Ist es die eigene Denkhaltung, die den Sinn dieses Formates nicht erkennen lässt?
Es ist gut zu wissen, was uns beschäftigt und was wir brauchen, um uns zu sortieren und gedanklich offen zu sein. Diesen Fragen auf den Grund zu gehen und Strategien im Umgang damit zu überlegen, sind Teil der Gesprächsvorbereitung. Auch kann es hilfreich sein, Gespräche, die uns leichtfallen, unter die Lupe zu nehmen und die erkannten Erfolgsfaktoren auf andere Gespräche zu übertragen. Anhand einer Checkliste kann man anschließend alle zu behandelnden Inhalte formal auflisten, offene Punkte identifizieren und klären. Förderlich ist ebenso, sich pro Gesprächsteil einen Zeitumfang und einen inhaltlichen Schwerpunkt vorzunehmen. Gibt es die Befürchtung, dass es zu einem Thema Problemdiskussionen geben wird, dann denken Sie vorab in „Wenn-dann-Schleifen“. Damit antizipieren Sie Situationen vorab und bereiten den Kopf auf die situative Lösungsfindung vor.
Besonders wirksam kann es sein, im Vorfeld für sich selbst folgende Fragen zu beantworten:
- Was kann ich selber tun, um den Nutzen für alle Beteiligten zu erhöhen?
- Was könnte das Gespräch im besten Fall bewirken?
Zu guter Letzt und als Gesprächsauftakt lohnt ein Blick auf das, was der Gesprächsperson im abgelaufenen Jahr gelungen ist und welche Kompetenzen und Stärken sie dafür genutzt hat. Jeder Mensch hat Talente, Fähigkeiten und positive persönliche Verhaltensweisen, die berufliches Vorankommen ermöglichen. Das zu sehen und gleich zum Anfang des Gespräches zu thematisieren, bereitet den Boden für ein offenes und vertrauensvolles Gespräch im Sinne der persönlichen Entwicklung. Probieren Sie den Perspektivwechsel aus. Gerade wenn es scheinbar schwerfällt, kann diese Vorbereitung Vorfreude auf das Gespräch entstehen lassen.
21. Februar 2025