Richtig delegieren
Ob es uns bewusst ist oder nicht: Jeder Mensch delegiert Aufgaben. Schauen Sie sich doch einmal Ihre verschiedenen Lebensbereiche an. In welchen geben Sie Aufgaben ab und damit verbunden auch Verantwortung? Im Berufsalltag gehört das „Delegieren“ zum Basiswerkzeug der Führungsarbeit, egal ob disziplinarisch oder fachlich begründet.
Doch was heißt es, „richtig“ zu delegieren? Es beinhaltet, eine konkrete Aufgabe an die dafür am besten geeignete Person zu übertragen und sie zu unterstützen, diese eigenverantwortlich zu bearbeiten. Die Aufgabenbeschreibung enthält den gewünschte Inhaltsumfang, den Qualitätsmaßstab sowie den Zeitrahmen. Ebenso gehören Rahmenbedingungen dazu, wie z. B. Budget, Tools, Methoden und sonstige Unterstützung. Mit Blick auf die Eignung einer Person sind Fachkompetenzen, Stärken und Erfahrungswissen zu berücksichtigen. Diese Fähigkeiten – das Können, sowie die Motivation – das Wollen, sind wichtige Indikatoren für den sogenannte Reifegrad des Delegationsempfängers, bezogen auf den möglichen Delegationsumfang. Je höher der „Reifegrad“ einer Person, desto größer der Delegationsumfang. Doch wie vorgehen, wenn die Aufgabenverteilung historisch gewachsen und nicht in jedem Fall passfähig zur Person ist? Das zu erkennen ist der erste Schritt, um in Abstimmung mit den Betroffenen neue Wege auszuprobieren. Job Crafting kann dafür ein hilfreicher Ansatz sein.
Fordern und fördern gehen beim Delegieren Hand in Hand und lassen den Delegationsempfänger im besten Fall zu seiner Hochform auflaufen. Richtig delegieren berücksichtigt dabei die zwei beteiligten Personen gleichermaßen: Den Delegationsgeber und den Delegationsempfänger. Im Grunde ist Delegieren ein Prozess, der mit persönlicher Entwicklung und Vertrauensaufbau auf beiden Seiten verbunden ist. Delegieren setzt voraus, das der Delegationsgeber mit Klarheit und Transparenz Aufgaben abgibt und damit bewusst Verantwortung überträgt. Hierbei heißt es für den Delegationsgeber, loszulassen, so dass die andere Person im Vertrauen auf sich selbst die Aufgabe angehen kann.
Gleichzeitig ist wichtig, zu reflektieren, was die jeweilige Seite braucht, um vertrauensvoll in die Zusammenarbeit zu gehen: Was geht dem Delegationsgeber durch den Kopf? Wie sorgt er dafür, genau zu beschreiben was er sich wünscht, um wirklich abgeben zu können? Wie kommt er ins Vertrauen, insbesondere, wenn er die andere Person noch nicht kennt oder in der Vergangenheit mit den Arbeitsergebnissen unzufrieden war? Und was benötigt der Delegationsempfänger, um für die Aufgabe offen zu sein? Welche Voraussetzungen sind dieser Person wichtig, um die Aufgabe mit Neugier und Engagement anzugehen? Richtig delegieren räumt genau für diesen Reflexionsprozess gleich am Anfang der Delegation Zeit ein.
Je klarer wir in unserer Kommunikation als Delegierender sind, um so höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass wir genau das bekommen, was wir erwarten. Ich wünsche Ihnen viel Klarheit, Mut und Erfolg beim Ausprobieren.
10. November 2025